آیا می‌دانید:

5 مزیت یک بستر ارتباطی خوب برای شرکت های حقوقی

شیوه های حقوقی برخی از سنتی ترین و با سابقه ترین شرکت ها در بسیاری از شهرهای ایالات متحده هستند. اما برای همگام شدن با الزامات اداره یک تجارت مدرن، شرکت های حقوقی مجازی باید بدانند که چگونه از آخرین فناوری ها استفاده کنند.

وکلای آینده نگر، مدیران دفتر و دستیاران حقوقی با ارتقای خدمات تلفنی خود، فناوری را در فعالیت های خود ادغام کرده اند. بسیاری از شرکت ها به جای تکیه بر شرکت های تلفن قدیمی، یک پلت فرم ارتباطی مبتنی بر ابر را برای بهبود قابلیت های گردش کار خود پیاده سازی کرده اند.

یک سیستم تلفن قانونی به دفاتر کمک می کند تا راحت تر کار کنند و ویژگی های مورد نیاز برای بهبود تعامل مشتری و مدیریت دفتر را فراهم می کند. این به معنای داشتن توانایی خودکارسازی کار، پذیرش مشتریان بیشتر، افزایش ساعات پرداخت و طیفی از مزایای دیگر است که می‌تواند به شرکت‌های جدید و تثبیت‌شده کمک کند تا کارآمدتر و مؤثرتر کار کنند.

با تکیه بر یک سیستم تلفن تجاری با کیفیت بالا که با Clio و سایر برنامه‌هایی که ممکن است از آنها استفاده شود، ادغام می‌شود، تیم‌های حقوقی می‌توانند بدون در نظر گرفتن دستگاه مورد استفاده، هر مکالمه‌ای را با ابزارهایی مانند Dialpad ردیابی کنند.

در این پست، ما به 5 مزیت برتر ارتقای سیستم تلفن دفتر وکالت و نحوه انتخاب سیستم مناسب برای دفتر وکالت مجازی خود خواهیم پرداخت.
1. مکالمات را رونویسی و پیگیری کنید

هنگام برقراری تماس با مشتریان فعلی یا بالقوه، احتمالاً قبلاً یادداشت های دقیقی می گیرید. با یک سیستم ارتباطی مبتنی بر ابر، می توانید یادداشت برداری را خودکار کنید و توجه خود را روی مکالماتی که دارید متمرکز کنید. فناوری هوش مصنوعی بومی Dialpad می تواند به طور خودکار تماس های شما را رونویسی کند و هر بلندگو به راحتی شناسایی شود.

هر تماس با داده هایی مانند اطلاعات تماس گیرنده، زمان و تاریخ مکالمه و طرفین درگیر برچسب گذاری شده است. می‌توانید در هر رونویسی موارد اقدام را برجسته کنید تا با تیم حقوقی خود به اشتراک بگذارید، یک تماس ضبط شده را پخش کنید، یا از مجموعه‌ای از ویژگی‌های داخلی دیگر استفاده کنید تا مطمئن شوید هنگام آماده شدن برای آزمایش یا مذاکره برای توافق، هیچ جزئیاتی از بین نمی‌رود.

2. دسترسی انعطاف پذیر به خارج از دفتر

تیم های حقوقی تنها چند گزینه برای مدیریت حجم کاری خود در خارج از دفتر وکالت دارند. اکثر وکلای دادگستری مشکلی برای ارسال ایمیل یا برقراری تماس از راه دور ندارند، اما در ضبط تماس ها، رونویسی تماس ها، یا ثبت مکالمات خارج از دفتر با چالش هایی روبرو هستند. با یک سیستم تلفن قانونی مبتنی بر ابر، می‌توانید از هر دستگاهی در هر کجای دنیا کار کنید.

اگر مشتری در حین حضور در دادگاه سؤالی داشته باشد، سیستم‌های تلفن قدیمی از شما می‌خواهند که پس از بازگشت به دفتر، پست صوتی را بررسی کنید، یادداشت برداری کنید، اقدامات بعدی را به صورت دستی برای کارکنان پشتیبانی ارسال کنید، و سپس به یاد داشته باشید که آن را ضبط کنید. ساعت قابل پرداخت (فرسودگی، کسی هست؟)

سیستم‌های تلفن VoIP که در فضای ابری زندگی می‌کنند می‌توانند همه این کارها را خودکار کنند، بنابراین می‌توانید در عوض روی کمک به مشتریان خود تمرکز کنید.

3. کارکنان پشتیبانی را آزاد کنید

توانایی ضبط تماس ها فراتر از صرفه جویی در وقت و تلاش وکلا برای یادداشت برداری است. با ویژگی‌هایی مانند ضبط نامحدود تماس، Dialpad زمان را برای تیم حقوقی و کارکنان پشتیبانی شما برای انجام سایر وظایف مهم‌تر آزاد می‌کند. رونویسی خودکار تماس، یادآوری اطلاعات را بسیار آسان تر از گوش دادن به یک ضبط طولانی می کند.

شرکا و سایر وکلای دادگستری می دانند که وکلا، دستیاران حقوقی، و منشی ها ستون فقرات هر تیم حقوقی برجسته ای هستند. این غیر وکلا برای تکمیل بسیاری از اقدامات پیچیده و حساس به زمان که به پرونده مشتری کمک می کند، مورد نیاز است. با این حال، اغلب آنها باید مسئولیت رونویسی و سازماندهی ارتباطات را نیز انجام دهند. هنگامی که آنها از طریق اتوماسیون از این امر رها می شوند، می توانید مشتریان بیشتری را جذب کنید، پرونده ها را سریعتر حل کنید و نتیجه خود را بهبود بخشید.

4. تجزیه و تحلیل و ادغام با نرم افزار مدیریت پرونده

اگر تیم رضایت مشتری شما بتواند درصد دقیق تماس هایی را که با یک مشتری راضی ختم می شود اندازه گیری کند، چه؟ اگر مدیر دفتر شما بتواند تعداد تماس‌هایی را که هر دستیار دریافت می‌کند ردیابی کند و آن را به موارد مربوطه مرتبط کند، چه؟

با سیستم تلفن قانونی مناسب، می توانید هر تماس را به صورت سازماندهی شده ثبت کنید و تجزیه و تحلیل نقاط تماس مشتری و تماس های ورودی را دنبال کنید. ادغام با نرم افزار مدیریت پرونده مانند Clio به شما امکان می دهد این تجزیه و تحلیل ها را به پرونده ها و مشتریان خاص مرتبط کنید. تماس ها را می توان بر اساس نوع مورد، کلمه کلیدی یا زمان و تاریخ مرتب و فیلتر کرد. حتی می‌توانید ببینید چه کسی تماس گرفته است.

5. امنیت و محرمانه بودن را تضمین کنید

چه تماس یک به یک ملاقات با مشتری باشد یا یک تماس کنفرانسی با تیم حقوقی شما، داده‌های پرونده، رونویسی‌ها و موارد ضبط شده نباید توسط افراد غیر مجاز دیده شود. بهترین سیستم های تلفن دفتر وکالت از داده های مشتری از طریق امنیت و رمزگذاری درجه یک سازمانی محافظت می کند.

اگر نیاز دارید که تماس های ضبط شده و رونوشت های خودکار را با اعضای تیم حقوقی خود به اشتراک بگذارید، این نیز به روشی ایمن امکان پذیر است. علاوه بر این، اگر فقط کارمندان منتخب باید به سوابق فردی دسترسی داشته باشند، می‌توانید با استفاده از یک مدل دسترسی مبتنی بر نقش، افرادی را که می‌توانند اطلاعات را ببینند، محدود کنید. مشتریان شما در مورد محرمانه بودن نگرانی نخواهند داشت و از آسانی همکاری با شرکت شما راضی خواهند بود.

نحوه انتخاب سیستم تلفن برای شرکت حقوقی خود

همه ابزارهای ارتباطی برابر نیستند. سیستم‌های تلفن مبتنی بر ابر پیشرفته هستند و می‌توانند به راحتی با عملیات شما ادغام شوند و به‌جای وقفه، از فرآیندهای داخلی پشتیبانی کنند.

قبل از انتخاب سیستم تلفن برای شرکت حقوقی خود، ویژگی ها، هزینه، امنیت، انعطاف پذیری و قابلیت اطمینان را مقایسه کنید. حتماً به دنبال ویژگی‌هایی باشید که شرکت شما به آن نیاز دارد، خواه ضبط صدای HD یا ادغام با LawGro، Google Workspace، Microsoft 365، پلتفرم‌های CRM و غیره. با سهولت ادغام های بومی، باید بتوانید ورود امن و همگام سازی آسان دایرکتوری ها، مخاطبین، ایمیل های مشترک، رویدادها و اسناد خود را پیاده سازی کنید.

مطمئن شوید که یک سیستم تلفن تجاری مدرن با انعطاف‌پذیری برای اجرا بر روی تلفن‌های نرم‌افزاری، دستگاه‌های تلفن همراه و رایانه انتخاب کنید. وکلای دادگستری و کارمندان دفتر باید بتوانند به راحتی تماس را بین دستگاه های مختلف برقرار کنند، در صورتی که نیاز به دور شدن از میز خود داشته باشند.

در این راهنما که توسط دو وکیل سابق نوشته شده است، درباره بهترین برنامه ها برای وکلا بیشتر بدانید!
بهترین سیستم تلفن تجاری برای شرکت های حقوقی

Dialpad دارای سابقه مدرن سازی ارتباطات برای برخی از نوآورترین مشاغل جهان است. ما سیستم‌های تلفن تجاری و فناوری ارتباطات مدرن را برای شرکت‌های حقوقی در سراسر جهان، مانند شرکت حقوقی Coye و Harrelson & Harrelson ارائه می‌کنیم.

استفاده از سیستم تلفن مناسب به شما این امکان را می دهد که هم وکلا و هم کارکنان پشتیبانی خود را آزاد کنید تا روی کارهای تاثیرگذارتر کار کنند. همچنین به شما این امکان را می دهد که حتی زمانی که از دفتر دور هستید، مشاوره داشته باشید و جلسات مشتری را برنامه ریزی کنید.

جهت مشاوره حقوقی آنلاین و تنظیم لایحه با شماره ۸۸۹۶۸۳۷۲ تماس حاصل نمایید.